تقسيم المشروع كي تستطيع تتبعه فعلاً

«تشطيب الفيلا» ليست مهمة، بل نتيجة. وكسطر واحد في خطة لا تخبرك بشيء مفيد، فأنت لا تستطيع تسعيرها ولا ترتيبها ولا معرفة إلى أين وصلت فيها. وتقسيم المشروع هو عمل تحويل النتائج إلى أجزاء تراها وتحركها فعلاً.

ولا توجد طريقة واحدة صحيحة لذلك. توجد ثلاث طرق صادقة، ومعظم الخطط الجيدة تستخدم الثلاث على مستويات مختلفة.

ثلاث طرق لتقسيم مشروع التشطيبات

1. حسب الغرفة أو المنطقة

   هو التقسيم الأكثر طبيعية لأعمال التشطيبات. «غرفة النوم الرئيسية»، «الاستقبال»، «البهو الرئيسي»، «ممر النواة». كل منطقة مكان تستطيع أن تمشي إليه وتقف فيه، وهذا يجعل التقدم مرئياً بصورة لا يبلغها أي جدول بيانات.

2. حسب الحرفة

   «النجارة»، «التأسيس الكهروميكانيكي»، «الرخام والحجر»، «الدهانات والتشطيبات»، «تركيبات النجارة النهائية». التقسيم حسب الحرفة يتطابق بنظافة مع مقاولي الباطن ومع جدول الكميات، ولهذا تفضّله المشتريات ويفضّله مساح الكميات.

3. حسب الطور

   «التأسيس»، «التركيبات النهائية»، «معالجة الملاحظات»، «التسليم». التقسيم حسب الطور يتتبع دورة حياة المشروع، وهو الطريقة التي يُبنى بها البرنامج الزمني عادة.

ولا واحدة من هذه أصح من الأخريات. التقسيم الجيد يستخدم الثلاث معاً: الأطوار في الأعلى، والغرف أو المناطق في الوسط، والحرف في الأسفل. والشكل الذي يهم فعلاً هو أن يكون كل جزء صغيراً بما يكفي لتتبعه.

متى تتوقف عن التقسيم

هذا هو السؤال الذي يسأله كل مشرف، والإجابة أبسط مما يتوقع الناس. تتوقف عن التقسيم حين يستطيع شخص واحد أن ينهي الجزء في بضعة أيام.

والجزء الذي يجتاز هذا الاختبار له ثلاث خصائص، وكلها نافعة. تستطيع أن تقدّره بلا تخمين. وتستطيع أن تعرف هل أُنجز بلا جدال. وحين يتأخر، تعرف ذلك خلال أيام، لا بعد شهر حين يكون البرنامج الزمني كله قد تحرك بهدوء.

والذهاب إلى أدق من ذلك خطأ. فخطة مكوّنة من مهام مدة كل منها ساعة تبدو مبهرة، وتنهار أول مرة يتغير فيها أي شيء. المقصود تقدُّم مقروء، لا تفصيل لا ينتهي. حزمة نجارة لفيلا واحدة، مقسّمة إلى دولاب وأبواب ووحدة حوض، لكل منها تقديره، حزمة قابلة للتتبع. أما الحزمة نفسها مقسّمة إلى مئة مسمار، فضجيج.

وهناك طريقة سريعة تستشعر بها إن كنت قسّمت جيداً. امشِ على الخطة مع شخص لم يكن حاضراً حين كتبتها. فإن استطاع أن يخبرك عن كل سطر ما أُنجز منه وما لم يُنجز، فقد أصبت في التقسيم. وإن اضطر إلى أن يسألك عن معنى السطر، فالسطر إما كبير جداً وإما غامض جداً — وعلاجهما واحد.

لماذا المهمة التي لا يستطيع أحد تقديرها لم تُفهم بعد

يُعامَل التقدير كأنه مهارة، وكأن بعض الناس بارعون بالفطرة في وضع مدد للأشياء. وليس الأمر كذلك. التقدير اختبار للفهم.

فحين لا يستطيع أحد في الفريق أن يضع رقماً على مهمة، فالسبب في الغالب ليس أن المهمة صعبة التقدير، بل أنها ليست مهمة واحدة أصلاً. هي حزمة من أشياء أصغر تختبئ خلف كلمة غامضة، وما دامت الحزمة مغلقة فلا أحد يرى ما بداخلها.

فعبارة «رتّب أمور الأعمال الكهروميكانيكية» لا يمكن تقديرها لأنها ليست شيئاً واحداً. قسّمها إلى التأسيس الكهربائي، ودكت التكييف، وتأسيس السباكة، ومسارات التيار الخفيف، والاختبار والتشغيل، عندها يستطيع شخص كفء أن يضع مدة لكل جزء. التقدير يظهر في اللحظة التي يظهر فيها الفهم.

كيف يبدو هذا في Taskity

لكل مشروع شجرة مهام تحته، ويمكن قطع الشجرة حسب الغرفة أو الحرفة أو الطور، وغالباً بالثلاثة معاً على مستويات مختلفة. واختبار الشخص الواحد وبضعة الأيام هو القاعدة العملية التي يتوقع النظام أن تتبعها حين تضيف مهمة. وحين تكون المهمة بلا تقدير، يُعامَل ذلك بوصفه إشارة إلى تقسيمها أكثر، لا خانة تُملأ بتخمين.

اختبر ما تعلّمته